Excel 2007
Excel 2007
Introducción
Excel, es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas. Es una herramienta para analizar y administrar información que nos ayudará a tomar decisiones mejor fundadas.
Excel presenta la información organizada como si fuera un papel cuadriculado, donde cada uno de los casilleros (llamados celdas) se denominan con un número para las filas y una letra para las columnas. De modo tal, que la interacción de filas y columnas formarán celdas, y un conjunto de celdas contiguas se denominan ‘’Rango’’. Y los archivos se denominan ‘’Libro’’ (cada una predeterminada con tres hojas).
Cuando queramos modificar algún dato de una celda, nos posicionamos allí y luego nos dirigimos a la ficha de ‘’Funciones’’. De lo contrario presionamos la tecla F2 o hacemos doble clic sobre la celda en cuestión.
Excel, tiene varias funciones similares al Word, como la barra de herramientas de acceso rápido y el botón office. Pero esta versión respecto a la anterior (Excel 2003) cuenta con muchas más filas y columnas entre otras tantas funciones adicionales.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra situada debajo de los nombres de hojas. Tenemos las operaciones básicas (Promedio de datos, recuento numérico, máximo, mínimo y la sumatoria de los datos seleccionados). Para personalizar esta barra, accedemos con el botón derecho del mouse. Se abre un cuadro de diálogo dónde podemos activar y desactivar varias operaciones básicas.
Filas y Columnas
Las acciones que podemos realizar sobre las filas y columnas:
• Insertar y Eliminar
Dentro de la ficha ‘’Inicio’’ encontramos las opciones Insertar, Eliminar y Formato. En el caso de insertar o eliminar filas y columnas, debemos saber que para el caso de las filas se agregarán por encima de la selección actual, y en el caso de las columnas, a la izquierda de la celda activa. También tenemos atajos por medio del teclado como las siguientes opciones: para insertar celdas (Control más el signo ‘’+’’) y para eliminar celdas (Control más el signo ‘’–‘’). Ahora, cuando seleccionamos una fila de celdas o una columna de celdas, simplemente se ejecutará la acción indicada. Otra manera, es a través del botón derecho del mouse, dónde podemos acceder a las mismas operaciones mencionadas anteriormente.
• Mostrar y Ocultar
También es posible ocultar algunas filas o columnas para visualizarlas cuando sea necesario. Tenemos dos formas para acceder a esta operación, una es a través de la ficha ‘’Inicio’’, entrando al grupo ‘’Celdas’’ en la opción formato se abre un cuadro de diálogo con más opciones. La otra, es presionando el botón derecho del mouse (seleccionando previamente filas o columnas) encontraremos estos comandos.
• La Alineación
Las opciones para alinear lo que se encuentra dentro de una celda podemos acceder a través del grupo ‘’Alineación’’ en la ficha ‘’Inicio’’. Podemos alinear el texto dentro de una celda, tanto en altura como en ancho y otras opciones más para incorporar el texto en diagonal o vertical. También se puede acceder desde el grupo a un cuadro de diálogo con más opciones (Esquina inferior derecha) llamada ‘’Formato de celdas’’ Entre estas otras opciones tenemos ‘’Ajustar texto’’ (Ajusta el texto dentro de la celda en cuestión), ‘’Reducir hasta ajustar’’ (Reduce el tamaño de la fuente hasta que su contenido que dentro de la celda), ‘’Combinar celdas’’ (Une las celdas seleccionadas en una de mayor tamaño). También dentro del grupo Alineación encontramos el comando ‘’Combinar y Centrar’’, al pulsarlo se presenta un nuevo menú con más opciones.
Insertar y Eliminar hojas
Para insertar hojas tenemos varias opciones:
- A través de la pestaña de la última hoja.
- A través del teclado MAYUS + F11 (La nueva hoja se posicionará delante de nuestra ubicación).
- A través del botón derecho del mouse y accionamos ‘’Insertar’’ y luego ‘’Aceptar’’.
Para eliminar una hoja, nos posicionamos sobre ella y con el botón derecho del mouse elegimos la opción correspondiente. Otra manera, es a través de la ficha ‘’inicio’’ en el grupo Celdas podemos desplegar la opción de eliminar hoja o insertar hoja.
Para darle Nombre a las hojas, podemos con el botón derecho del mouse y seleccionar ‘’Cambiar nombre’’, o también podemos posicionarnos sobre la hoja haciendo doble clic y escribir el nombre de la hoja.
Para darle algún color a la hoja, nos posicionamos sobre ella y con el botón del mouse derecho, elegimos la opción ‘’Color de etiqueta’’.
Para realizar una copia de alguna de las hojas, nuevamente con el botón derecho del mouse sobre la hoja a copiar y seleccionamos la opción ‘’Mover y copiar’’. Seleccionamos entonces ‘’crear una copia’’. Si queremos copiarla en otro archivo, tenemos que elegir la opción ‘’Al libro’’ y seleccionar el destino. También podemos hacerlo con la tecla CTRL y arrastrando el mouse.
En el caso de moverlas, usamos la misma operación que copiar. De lo contrario, podemos arrastrarlo con el mouse y mover la hoja de lugar. Lo único que no vamos a poder con esta alternativa es moverlo a otro archivo.
Aplicar Formatos
Para mejorar el aspecto de nuestra planilla: Modificar las propiedades de la fuente (Tipografía) y ajustar el color de relleno de las celdas.
Para darle forma al texto es a través de la ficha ‘’Inicio’’ en el grupo ‘’Fuente’’. Otra alternativa para acceder a estas opciones es con el teclado CTRL + MAYUS + F.
También podemos modificar los bordes (tal como lo hacíamos con Word). Podemos realizar los bordes también manualmente con la opción ‘’Dibujar bordes’’.
Tenemos las opciones de Relleno también (Igual que Word). Por otra parte, podemos hacer lo mismo con el cuadro de diálogo ‘’Formato de celdas’’ que se abre en la esquina inferior derecha del grupo Fuentes. Tenemos también la alternativa de Efectos de relleno (Combinar los efectos de dos colores).
Para copiar y pegar datos desde las celdas:
Para copiar una serie de datos relacionados o numéricos, nos posicionamos en el extremo inferior derecho y vamos arrastrando con el Mouse el contenido de una celda hacia celdas contiguas como para confeccionar series de datos. Al momento de arrastrar los datos, podemos elegir a través de un ícono de opciones de autorrelleno: Copiar celdas (Copia la celda de la misma forma), Rellenar series (confecciona la serie correspondiente), Rellenar formatos sólo (copiará sólo el formato de la celda inicial) y Rellenar sin formato (copiará el contenido de la celda sin tener en cuenta su formato).
Para el caso de realizar algunas excepciones del autorrelleno, nos dijimos al botón Office y hacemos clic en “Opciones de Excel”, vamos a la sección “Más frecuente” y modificamos las listas personalizadas.
Sí necesitamos realizar una operación sencilla como la suma de datos. Tenemos dos opciones para realizarlo: La primera, seleccionamos las celdas a sumar y presionamos la función SUMA dentro del grupo “Modificar” de la ficha “Inicio”. La segunda alternativa, es posicionarnos sobre la celda dónde queremos obtener el resultado de la suma y escribimos = (A2:B3) por ejemplo. O sea, el rango de datos que quiera sumar. Lo mismo puede realizarse con el resto de las operaciones matemáticas comunes.
Otra manera de pegar datos: nos posicionamos en la celda destino del resultado, y a través del ícono y nos encontramos con las Opciones de pegado: Mantener formato de origen (Se mantendrá el formato de las celdas copiadas), Mantener tema de destino (No se cambiará el tema del office), Coincidir con formato de destino (Se respetará el formato de las celdas destino), Formatos de números y valores (Se respetará sólo sus números y valores), Formatos de origen y valores (Se respetará sólo sus datos de origen), Mantener anchos de columna de origen (Se ajustará al ancho de la columna destino de acuerdo a los valores de origen), Sólo formato (Sólo se pegará el formato, no su contenido) y Vincular celdas (Sólo se pegará un link hacia la celda de origen).
Hacer cuentas al pegar:
Por ejemplo tenemos el caso de valores muy grandes y queremos dividiros por 1000 para achicar sus números. Por lo tanto, escribimos fuera de la tabla en cuestión el número 1000. Copiamos ese dato (Puede ser con el atajo del teclado Control + C), y luego nos posicionamos sobre el rango de celdas a modificar. Con el botón derecho del Mouse elegimos la opción de Pegado especial. Se abre un cuadro de dialogo y elegimos para este caso particular la opción Dividir. Veremos cómo se modifican todos sus valores seleccionados anteriormente de la tabla.
Guardar la planilla
A través del botón Office o apretando el botón del teclado F12, accedemos a los comandos de Guardar el documento en varios formatos. Tenemos varias opciones. Entre las más utilizadas: Podemos guardarlo en “Libro de Excel” (Guarda el formato predeterminado de archivo con extensión .XLSX). Otra opción es guardar el documento en “PDF o XPS” (Archivo de diseño fijo que garantiza que sea sólo de lectura y no se pueda modificar su contenido fácilmente).
Referencias Relativas y Absolutas
Una referencia de celda, es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. La referencia de la celda es la que aparece en la interacción de filas y columnas que conforman una celda con su denominación correspondiente. Una referencia relativa, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Por lo tanto, si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia absoluta, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Y si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. O sea, las referencias que se introducen en las fórmulas pueden ser relativas o absolutas.
Ejemplo: Para fijar una celda: $A1 y para fijar una fila de celdas A$1 (O sea, congelarla). Esto nos da como resultado que cuando copiamos y arrastramos fórmulas, las celdas que se encuentren fijas no sean alteradas. Para fijar filas y columnas a la vez es: $A$1.
Aclaración: Para comenzar cualquier fórmula puede comenzarse a escribir la operación con “=”, “+” o “-“. (La salvedad es que si comenzamos con “-“, y el dato no es numérico, entonces arrojará el resultado un error. Para obtener datos porcentuales, accedemos en la ficha “Inicio” y vamos a “Estilo porcentual” del grupo número.
El formato de los datos
Analizaremos los distintos formatos que podemos darle a nuestros valores o datos para mejorar las presentaciones de nuestras planillas. Estas opciones las encontramos en la ficha “Inicio” del grupo número.
Los más utilizados:
1. Formato de número de contabilidad: muestra el formato dónde se puede elegir entre todas las monedas existentes.
2. Estilo porcentual: muestra el valor de la celda con formato de porcentaje.
3. Estilo millares: muestra el valor de la celda con separador de miles, sin el símbolo de la moneda.
Otros formatos numéricos: Accediendo al cuadro de diálogo del grupo número (”Formato de celdas”) obtenemos otros formatos: Número (Se utiliza para la presentación de números en general, dónde podemos elegir sus decimales, el separador de miles y el modo en mostrar los números negativos), Moneda (Se utiliza con los valores monetarios y también podemos elegir lo mencionado anteriormente), Contabilidad (Formato que permite expresar en la moneda y decimales correspondientes), Fecha (Muestra los números de fecha y hora como valores de fecha respecto a la configuración regional especificada. Aquellos que se encuentren con un * necesitarán ser configurados regionalmente), Hora (Similar al anterior pero los representa como valores de hora), Fracción (Muestra un número como fracción), Científico (Muestra un número en notación exponencial), Texto (Se toma el contenido de la celda como texto, incluso los números tal como los escribimos), Especial (para mostrar números como código postal o de teléfono) y Personalizada (Podemos crear un nuevo código de formato para visualizar números o textos).
Ejemplo para crear un formato personalizado:
En una columna con título Fecha agregamos una fecha y luego vamos arrastrando con el mouse toda esa columna para generar la serie. Luego en la columna de al lado con título Día, introducimos en la primera celda “+ y la celda de la fecha correspondiente que teníamos al lado”. Luego arrastramos toda esa columna y completamos la serie de la columna Día.
Luego vamos a la ventana “Formato de celdas” y seleccionamos la categoría “Personalizada”. En el campo denominado Tipo, introducimos dddd, de este modo se visualizará el nombre del día en cuestión.
Lo mismo podemos realizarlo para Mes y Año. En el caso del Mes, introducimos mmmm, y para Año yyy.
En el caso de los días y los meses, al introducir un formato personalizado con cuatro letras (dddd o mmmm) visualizaremos el nombre completo. De lo contario, si usamos sólo tres dígitos, veremos entonces el nombre en forma resumida como por ejemplo “Sep.” En lugar de Septiembre.
Un formato con condiciones
Existen otros formatos que se activan de acuerdo con el valor contenido en una celda. Por ejemplo asignar un formato para aquellos valores que superen una determinada suma. Para ello, recurrimos a la herramienta de “Formato condicional” en el grupo Estilo de la ficha “Inicio”.
La primera opción que encontramos es “Resaltar reglas de celdas”. Ejemplo: Debemos resaltar aquellos ingresos de artículos de librería que superen el ingreso de 50 unidades. Primero, seleccionamos los registros de unidades de varios meses que tenemos detallados en una tabla. Luego de seleccionar los datos, entramos a “Resaltar reglas de celdas” y luego a la opción “Es mayor que…” Introducimos el valor de condición. Para este caso 50, para mostrar todas las unidades que superen esa cantidad. Además seleccionamos con qué color queremos diferenciar el resultado. Por último, al aceptar la condición, podremos visualizar los resultados en la planilla de cálculo. También podemos trabajar con otros condicionantes, tales como Es menor que, Paso a paso (resaltamos las celdas que contengan un valor menor al ingresado para la condición), Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha y duplicar valores.
Barras de datos:
Nos permite ver barras de amplitud de acuerdo a la aplicación que condicione el valor que contenga cada celda. Esta opción la encontramos también dentro de la ventana “Formato condicional”.
Las escalas de color:
También de igual forma podemos aplicar “Escalas de color” según los valores incluidos en las celdas evaluadas. En todos los casos se tomará como referencia un color para el valor más alto y otro para el menor de todos, armándose la escala de colores.
Conjunto de íconos:
También podemos agregarle a los valores que estén incluidos en nuestro conjunto de datos una variada cantidad de iconos que representen el valor dentro del grupo.
El conjunto que esté dividido por tres iconos dividirá el 100% de los datos sobre los cuales se aplica dicho formato en tres partes según los valores que posean, y asignará cada uno de los iconos de esta manera. En cambio cuando los iconos estén compuestos por cuatro o cinco iconos, el total de los datos se dividirá en esa misma cantidad de datos para así armar los grupos a los que se les asignará un determinado dibujo.
Ordenar los datos
Nos permite ordenar los datos en base a múltiples criterios. En la ficha “Datos” en el grupo Ordenar y Filtrar, allí hallaremos todas las opciones para trabajar con estas herramientas.
Dentro del grupo hay dos herramientas de ordenamiento rápido: Ordenar de A a Z o viceversa. (A a Z, los valores más bajos se situarán en la parte superior de la columna). El ordenamiento se producirá de la celda seleccionada hacia abajo. Sí nos encontramos con una celda vacía, el recuento será hasta allí.
Ahora, si abrimos el cuadro de diálogo del grupo Ordenar, tendremos más opciones de ordenamiento:
Ordenar por filas: Dentro del botón “Opciones” del grupo Ordenar, podemos seleccionar un ordenamiento de filas o columnas (O sea, de arriba hacia abajo o de Izquierda a derecha). También podemos distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
Por último, también podemos ordenar según los criterios de formatos de celdas. Los criterios pueden ser: Color de celda, Color de fuente e Icono de celda.
La cantidad máxima de niveles de ordenamiento es de 64.
Aplicar filtros
También podemos encontrar esta opción en “Datos” del grupo Ordenar y Filtrar. Para activar esta función puede ser apretando el botón Filtrar o por medio del teclado CTRL+MAYÚS+L. Si accionamos nuevamente cualquiera de los dos tipos de accesos, vuelve a su situación inicial. Una vez que seleccionamos Filtrar, aparecerán unas pequeñas flechas desde donde podemos realizar las selecciones. Allí también podremos acceder a las opciones de ordenamiento. Pero filtrar consiste en seleccionar o deseleccionar los elementos incluidos en la columna que deseamos visualizar u ocultar. Esta función nos da también la posibilidad de combinar filtros (Por ejemplo resaltar el número de las filas que se visualizan de un color después de aplicarle un filtro, y su número de fila sea de color azul.
Podemos luego borrar algún filtro determinado, para ello presionamos la opción “Borrar filtro de …” Si queremos borrar todos los filtros, volvemos a presionar nuevamente la opción de Filtro. Si apretamos el botón borrar, se borrará también su ordenamiento aplicado para esa columna.
También podemos realizar filtros con colores, cuando trabajemos con alguna base de datos que contenga selecciones por colores. De esta manera, se habilitará esta opción, permitiendo usar como criterio el color de relleno de las celdas.
La biblioteca de funciones
Dentro de la ficha “Fórmulas” encontramos distintos grupos de fórmulas que podemos aplicar.
• Autosuma
Encontramos las funciones de suma, promedio, valores mínimos y máximos, y realizar conteos.
• Financieras
Aquí hallaremos las funciones relacionadas con los cálculos financieros (La aplicación de intereses, tasas, el cálculo de pagos y la amortización de créditos, entre otros).
• Lógicas
Hay varias funciones condicionantes como SI, Verdadero, Falso, etc.
- Texto:
Nos permite realizar cálculos con mayor facilidad en datos no numéricos.
Ejemplo: =EXTRAE (Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto especificando desde y hasta qué carácter deseamos extraer), =IZQUIERDA (Nos devuelve la parte inicial de una cadena de texto donde debemos especificar la cantidad de caracteres que necesitamos) y =DERECHA (Muestra una porción desde la derecha, y otra desde los caracteres que indiquemos de un segundo argumento).
Utilizando estas funciones podríamos por ejemplo extraer de una lista de nombres y apellidos separados por comas, cada uno de los datos en diferentes columnas. También podremos transformar valores en numéricos y viceversa.
- Fecha y Hora:
Un grupo que incluye las funciones referidas al manejo de fechas y su composición. Podremos determinar días, meses, años, horas, minutos y segundos.
Función SUMAR.SI (=SMAR.SI):
Función que nos permite hacer sumatorias mediante una condición. Posee tres argumentos: Rango (Será el grupo de celdas donde se encuentre la condición que deseamos evaluar para realizar la suma), Criterio (Valor o criterio que determina qué celdas deben sumarse. Puede estar en forma de número, texto, expresión o estar referenciado a una celda) y Rango_suma (Es el rango de celdas donde se encuentran los valores que deseamos sumar si cumplen con el criterio establecido. Si lo omitimos, se utilizarán las celdas del primer argumento).
Función PROMEDIO.SI (=PROMEDIO.SI):
Igual a la anterior en su procedimiento. Nos permite realizar la media aritmética de un determinado rango de datos cuando cumplan con la condición establecida.
=SUMAR.SI.CONJUNTO y =PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Se utilizan estas funciones cuando necesitamos más de una condición. Estas funciones permiten incluir hasta 127 condiciones diferentes. Cada celda será sumada o promediada si cumple con todos los criterios incluidos. Se ejecuta de la misma manera que =SUMAR.SI y =PROMEDIO.SI. En cuanto a los valores, expresiones o referencias a celdas podemos tener los siguientes como ejemplos:
164: tomará en cuenta el valor 164.
“164”: asume el mismo criterio que el anterior.
“A” : los caracteres no numéricos deben estar entre comillas expresados.
“>10”: Debemos también expresarlo entre comillas. En este caso se sumarán o promediarán aquellos valores mayores a 10.
=CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO
Igual que las anteriores funciones. En este caso podemos realizar un conteo de datos. En el primer caso, sólo acepta una sola condición. Y el segundo para más de una condición.
Funciones de redondeo:
=REDONDEAR función que nos permite redondear los decimales de ciertos valores para realizar cálculos con una cantidad redondeada.
Posee dos argumentos sencillos, el primero es el valor que deseamos redondear y el segundo, la cantidad de decimales que veremos.
Otras funciones para aplicar son =REDONDEAR.MAS o .MENOS (O sea, para redondear hacia el valor inmediato superior o inferior respectivamente).
Otras aplicaciones son =REDONDEAR.PAR o .IMPAR (O sea, redondea hacia el próximo valor par o impar respectivamente).
Todas estas funciones se encuentran en “Insertar función” en “Fórmulas”, o también las podemos encontrar en el grupo de funciones “Matemáticas Trigonométricas”.
Las condiciones
Cuando generamos plantillas complejas, muchas veces necesitamos evaluar celdas para luego realizar una tarea u otra operación diferente. Las encontramos dentro del grupo de funciones lógicas que nos serán de gran utilidad.
Función condicional SI (=SI): Esta función comprueba si se cumple una condición, devuelve entonces un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si es evaluado como FALSO.
Esta función cuenta con tres argumentos: Prueba_lógica (Indica la condición que evaluaremos), Valor_si_verdadero (El valor que devuelve si la prueba lógica es verdadera) y Valor_si_falso (El valor que devuelve si la prueba es falsa).
También tenemos otros complementos condicionales: =Y, que comprueba si todos los argumentos que posee, hasta un máximo de 255, son verdaderos. Y otro complemento condicional =O, que devolverá un valor verdadero cuando alguno de los valores evaluados cumpla con la condición establecida. Esta función también nos ofrece evaluar hasta 255 argumentos.
Funciones de búsqueda de datos
Estas funciones nos permiten traer datos que contenemos en una base de datos distinta o en otra hoja, o simplemente buscar algún dato dentro de una matriz que posee muchos registros. Estas funciones las encontramos dentro del grupo Búsqueda y referencia dentro de la ficha “Funciones”.
Dentro de este grupo tenemos las funciones más importantes: =BUSCARV y =BUSCARH.
BUSCARV:
Básicamente, nos permite buscar un valor dentro de la primera columna de una matriz y devuelve aquel valor que se encuentre en la misma posición dentro de una columna que indicaremos en el último argumento. Utilizamos esta función cuando nuestros datos se encuentran expresados en columnas, de allí refiere la “V” de vertical.
Los argumentos de esta función son cuatro:
Valor_buscado: Valor que se va a buscar dentro de la primera columna de la matriz. Si ese valor no es encontrado, arrojará un error.
Matriz_buscar_en: Rango de datos (Textos, números o valores lógicos) donde la primera columna será lo que contenga el valor buscado y por lo tanto la conexión entre los datos. No se distinguen mayúsculas y minúsculas.
Indicador_columnas: Es el número de la columna donde se encuentra el dato que deseamos que la formula devuelva. Comienza con el 1 para la primera columna donde se encuentra el valor buscado.
Ordenado: Valor lógico que le indica si la función devolverá un valor exacto o aproximado. Puede tomar dos valores: Si se omite o es verdadero, se devolverá la coincidencia más aproximada asumiendo que los valores de la matriz se encuentran ordenados. Si no lo localiza devolverá el valor inmediato inferior al buscado. En cambio, si es falso, sólo buscará la coincidencia exacta. En el caso de no encontrar el valor, arrojará un error.
BUSCARH:
Su utilización es similar a la otra función, pero con la diferencia reside en buscar datos en forma horizontal. Su llave será la primera fila de una matriz. Teniendo como tercer argumento un indicador de la fila en lugar de columna.
Validar datos
Cuando estamos construyendo una planilla para la carga de datos, es posible que algunos de ellos posean restricciones. Por ejemplo que hayas fechas que no sea posible cargar o que algún dato se deba seleccionar de una lista predeterminada. Para realizar estas tareas, podremos incluir validaciones en nuestras celdas. Es posible incorporar errores en el ingreso de información en una base. Y estos errores generarán inconvenientes al realizar búsquedas, aplicar filtros, utilizar funciones condicionales, etc.
Por eso podremos minimizar la posibilidad del error incluyendo validaciones de diferente forma. Presionamos el botón de “Validación de datos” que encontramos en la ficha de Datos.
El criterio de validación se aplicará sobre las celdas seleccionadas antes de accionar la herramienta. Existen varias formas de generar estas restricciones, desde permitir que sólo se ingrese un número entero hasta seleccionar desde una hoja de nuestro archivo una lista de los valores posibles. También se puede trabajar con límites de Fecha y Hora y la longitud del texto para ingresar y generar una opción personalizada. También podremos definir un mensaje que visualizaremos al posicionarnos sobre la celda con validación. Esto lo hacemos en la opción de la ventana Mensaje de error.
Insertar gráficos
Los comandos para construir gráficos, los encontramos dentro de la ficha “Insertar” en el grupo Gráficos. Cuando nos posicionamos sobre un gráfico, aparecerán nuevas fichas de opciones específicas para esta herramienta desde donde podremos modificar muchísimos parámetros.
Los siete grupos principales son: Columna (Se pueden mostrar en 2D y 3D. Sus variantes son los gráficos cilíndricos, cónicos y en forma de pirámide. Son muy utilizados para representar evoluciones de datos o realizar histogramas entre otras aplicaciones), Línea (Representan la información en líneas. También en 2D y 3D. Estos gráficos nos sirven para mostrar evoluciones de valores a través del tiempo), Circular (Llamados gráficos de torta. Muestran en un círculo el 100% de la información. Son muy útiles para indicar porcentajes de participación. También en 2D y 3D), Barra (Son similares a los gráficos de columnas pero en forma horizontal), Área (Se muestran como gráficos de líneas rellenos. Estos gráficos enfatizan las diferencias entre distintos conjuntos de datos en un período de tiempo), Dispersión (Son útiles para representar gran cantidad de datos y mostrar la dispersión de los valores. Muestran la relación entre varias serie de datos o trazan dos grupos en coordenadas XY. Se utilizan para indicar valores numéricos como datos científicos, estadísticos y de ingeniería) y Otros gráficos (Hallaremos aquí varias opciones extrañas de gráficos. Tipo burbuja o anillo, radial y superficie).
Luego de construir un gráfico, tenemos varias opciones de diseño, presentación y formato.
Diseño (Grupos predefinidos, tipo de gráfico y su ubicación), Presentación (Introducir rótulos y encabezados, trabajar con los ejes y el fondo) y Formato (Tamaño del gráfico y el estilo de su forma modificando su marco y efectos de texto Wordart).
Imprimir la planilla
Accedemos a la ficha “Diseño de página” hallaremos básicamente las herramientas relacionadas con las impresiones.
En el grupo Configurar página encontramos todos los comandos que nos permiten configurar la impresión de nuestra planilla. Podemos modificar Los márgenes y personalizar los márgenes. Establecer área de impresión, a través de la selección del rango que deseamos imprimir. Saltos de página, nos permiten establecer qué partes de nuestras planillas serán impresas en cada hoja. Fondo, podemos establecer cualquier imagen como fondo de nuestra planilla. Imprimir títulos, para seleccionar qué filas y columnas se repetirán en cada página. Esto es muy útil cuando queremos imprimir largas listas de datos que ocupan más de una página.
Ventana de configuración:
Si presionamos la esquina inferior derecha se abre un cuadro de diálogo para configurar la página. En la sección Página (Seleccionamos la orientación), El tamaño del papel y la calidad de impresión (Este parámetro dependerá de la impresora instalada), El botón Vista preliminar (Nos muestra cómo quedará la hoja impresa), y en Opciones (Permite modificar parámetros específicos de la impresora instalada). En Encabezado y pié de página (Las opciones que nos permitirá modificar estos elementos. Podemos acceder a los textos predefinidos como también generar personalizaciones específicas de acuerdo a nuestras necesidades). Hoja (Decidimos si deseamos imprimir las líneas de división de la plantilla o si queremos que nuestra impresión salga en blanco y negro).
Excel, es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas. Es una herramienta para analizar y administrar información que nos ayudará a tomar decisiones mejor fundadas.
Excel presenta la información organizada como si fuera un papel cuadriculado, donde cada uno de los casilleros (llamados celdas) se denominan con un número para las filas y una letra para las columnas. De modo tal, que la interacción de filas y columnas formarán celdas, y un conjunto de celdas contiguas se denominan ‘’Rango’’. Y los archivos se denominan ‘’Libro’’ (cada una predeterminada con tres hojas).
Cuando queramos modificar algún dato de una celda, nos posicionamos allí y luego nos dirigimos a la ficha de ‘’Funciones’’. De lo contrario presionamos la tecla F2 o hacemos doble clic sobre la celda en cuestión.
Excel, tiene varias funciones similares al Word, como la barra de herramientas de acceso rápido y el botón office. Pero esta versión respecto a la anterior (Excel 2003) cuenta con muchas más filas y columnas entre otras tantas funciones adicionales.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra situada debajo de los nombres de hojas. Tenemos las operaciones básicas (Promedio de datos, recuento numérico, máximo, mínimo y la sumatoria de los datos seleccionados). Para personalizar esta barra, accedemos con el botón derecho del mouse. Se abre un cuadro de diálogo dónde podemos activar y desactivar varias operaciones básicas.
Filas y Columnas
Las acciones que podemos realizar sobre las filas y columnas:
• Insertar y Eliminar
Dentro de la ficha ‘’Inicio’’ encontramos las opciones Insertar, Eliminar y Formato. En el caso de insertar o eliminar filas y columnas, debemos saber que para el caso de las filas se agregarán por encima de la selección actual, y en el caso de las columnas, a la izquierda de la celda activa. También tenemos atajos por medio del teclado como las siguientes opciones: para insertar celdas (Control más el signo ‘’+’’) y para eliminar celdas (Control más el signo ‘’–‘’). Ahora, cuando seleccionamos una fila de celdas o una columna de celdas, simplemente se ejecutará la acción indicada. Otra manera, es a través del botón derecho del mouse, dónde podemos acceder a las mismas operaciones mencionadas anteriormente.
• Mostrar y Ocultar
También es posible ocultar algunas filas o columnas para visualizarlas cuando sea necesario. Tenemos dos formas para acceder a esta operación, una es a través de la ficha ‘’Inicio’’, entrando al grupo ‘’Celdas’’ en la opción formato se abre un cuadro de diálogo con más opciones. La otra, es presionando el botón derecho del mouse (seleccionando previamente filas o columnas) encontraremos estos comandos.
• La Alineación
Las opciones para alinear lo que se encuentra dentro de una celda podemos acceder a través del grupo ‘’Alineación’’ en la ficha ‘’Inicio’’. Podemos alinear el texto dentro de una celda, tanto en altura como en ancho y otras opciones más para incorporar el texto en diagonal o vertical. También se puede acceder desde el grupo a un cuadro de diálogo con más opciones (Esquina inferior derecha) llamada ‘’Formato de celdas’’ Entre estas otras opciones tenemos ‘’Ajustar texto’’ (Ajusta el texto dentro de la celda en cuestión), ‘’Reducir hasta ajustar’’ (Reduce el tamaño de la fuente hasta que su contenido que dentro de la celda), ‘’Combinar celdas’’ (Une las celdas seleccionadas en una de mayor tamaño). También dentro del grupo Alineación encontramos el comando ‘’Combinar y Centrar’’, al pulsarlo se presenta un nuevo menú con más opciones.
Insertar y Eliminar hojas
Para insertar hojas tenemos varias opciones:
- A través de la pestaña de la última hoja.
- A través del teclado MAYUS + F11 (La nueva hoja se posicionará delante de nuestra ubicación).
- A través del botón derecho del mouse y accionamos ‘’Insertar’’ y luego ‘’Aceptar’’.
Para eliminar una hoja, nos posicionamos sobre ella y con el botón derecho del mouse elegimos la opción correspondiente. Otra manera, es a través de la ficha ‘’inicio’’ en el grupo Celdas podemos desplegar la opción de eliminar hoja o insertar hoja.
Para darle Nombre a las hojas, podemos con el botón derecho del mouse y seleccionar ‘’Cambiar nombre’’, o también podemos posicionarnos sobre la hoja haciendo doble clic y escribir el nombre de la hoja.
Para darle algún color a la hoja, nos posicionamos sobre ella y con el botón del mouse derecho, elegimos la opción ‘’Color de etiqueta’’.
Para realizar una copia de alguna de las hojas, nuevamente con el botón derecho del mouse sobre la hoja a copiar y seleccionamos la opción ‘’Mover y copiar’’. Seleccionamos entonces ‘’crear una copia’’. Si queremos copiarla en otro archivo, tenemos que elegir la opción ‘’Al libro’’ y seleccionar el destino. También podemos hacerlo con la tecla CTRL y arrastrando el mouse.
En el caso de moverlas, usamos la misma operación que copiar. De lo contrario, podemos arrastrarlo con el mouse y mover la hoja de lugar. Lo único que no vamos a poder con esta alternativa es moverlo a otro archivo.
Aplicar Formatos
Para mejorar el aspecto de nuestra planilla: Modificar las propiedades de la fuente (Tipografía) y ajustar el color de relleno de las celdas.
Para darle forma al texto es a través de la ficha ‘’Inicio’’ en el grupo ‘’Fuente’’. Otra alternativa para acceder a estas opciones es con el teclado CTRL + MAYUS + F.
También podemos modificar los bordes (tal como lo hacíamos con Word). Podemos realizar los bordes también manualmente con la opción ‘’Dibujar bordes’’.
Tenemos las opciones de Relleno también (Igual que Word). Por otra parte, podemos hacer lo mismo con el cuadro de diálogo ‘’Formato de celdas’’ que se abre en la esquina inferior derecha del grupo Fuentes. Tenemos también la alternativa de Efectos de relleno (Combinar los efectos de dos colores).
Para copiar y pegar datos desde las celdas:
Para copiar una serie de datos relacionados o numéricos, nos posicionamos en el extremo inferior derecho y vamos arrastrando con el Mouse el contenido de una celda hacia celdas contiguas como para confeccionar series de datos. Al momento de arrastrar los datos, podemos elegir a través de un ícono de opciones de autorrelleno: Copiar celdas (Copia la celda de la misma forma), Rellenar series (confecciona la serie correspondiente), Rellenar formatos sólo (copiará sólo el formato de la celda inicial) y Rellenar sin formato (copiará el contenido de la celda sin tener en cuenta su formato).
Para el caso de realizar algunas excepciones del autorrelleno, nos dijimos al botón Office y hacemos clic en “Opciones de Excel”, vamos a la sección “Más frecuente” y modificamos las listas personalizadas.
Sí necesitamos realizar una operación sencilla como la suma de datos. Tenemos dos opciones para realizarlo: La primera, seleccionamos las celdas a sumar y presionamos la función SUMA dentro del grupo “Modificar” de la ficha “Inicio”. La segunda alternativa, es posicionarnos sobre la celda dónde queremos obtener el resultado de la suma y escribimos = (A2:B3) por ejemplo. O sea, el rango de datos que quiera sumar. Lo mismo puede realizarse con el resto de las operaciones matemáticas comunes.
Otra manera de pegar datos: nos posicionamos en la celda destino del resultado, y a través del ícono y nos encontramos con las Opciones de pegado: Mantener formato de origen (Se mantendrá el formato de las celdas copiadas), Mantener tema de destino (No se cambiará el tema del office), Coincidir con formato de destino (Se respetará el formato de las celdas destino), Formatos de números y valores (Se respetará sólo sus números y valores), Formatos de origen y valores (Se respetará sólo sus datos de origen), Mantener anchos de columna de origen (Se ajustará al ancho de la columna destino de acuerdo a los valores de origen), Sólo formato (Sólo se pegará el formato, no su contenido) y Vincular celdas (Sólo se pegará un link hacia la celda de origen).
Hacer cuentas al pegar:
Por ejemplo tenemos el caso de valores muy grandes y queremos dividiros por 1000 para achicar sus números. Por lo tanto, escribimos fuera de la tabla en cuestión el número 1000. Copiamos ese dato (Puede ser con el atajo del teclado Control + C), y luego nos posicionamos sobre el rango de celdas a modificar. Con el botón derecho del Mouse elegimos la opción de Pegado especial. Se abre un cuadro de dialogo y elegimos para este caso particular la opción Dividir. Veremos cómo se modifican todos sus valores seleccionados anteriormente de la tabla.
Guardar la planilla
A través del botón Office o apretando el botón del teclado F12, accedemos a los comandos de Guardar el documento en varios formatos. Tenemos varias opciones. Entre las más utilizadas: Podemos guardarlo en “Libro de Excel” (Guarda el formato predeterminado de archivo con extensión .XLSX). Otra opción es guardar el documento en “PDF o XPS” (Archivo de diseño fijo que garantiza que sea sólo de lectura y no se pueda modificar su contenido fácilmente).
Referencias Relativas y Absolutas
Una referencia de celda, es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. La referencia de la celda es la que aparece en la interacción de filas y columnas que conforman una celda con su denominación correspondiente. Una referencia relativa, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Por lo tanto, si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia absoluta, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Y si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. O sea, las referencias que se introducen en las fórmulas pueden ser relativas o absolutas.
Ejemplo: Para fijar una celda: $A1 y para fijar una fila de celdas A$1 (O sea, congelarla). Esto nos da como resultado que cuando copiamos y arrastramos fórmulas, las celdas que se encuentren fijas no sean alteradas. Para fijar filas y columnas a la vez es: $A$1.
Aclaración: Para comenzar cualquier fórmula puede comenzarse a escribir la operación con “=”, “+” o “-“. (La salvedad es que si comenzamos con “-“, y el dato no es numérico, entonces arrojará el resultado un error. Para obtener datos porcentuales, accedemos en la ficha “Inicio” y vamos a “Estilo porcentual” del grupo número.
El formato de los datos
Analizaremos los distintos formatos que podemos darle a nuestros valores o datos para mejorar las presentaciones de nuestras planillas. Estas opciones las encontramos en la ficha “Inicio” del grupo número.
Los más utilizados:
1. Formato de número de contabilidad: muestra el formato dónde se puede elegir entre todas las monedas existentes.
2. Estilo porcentual: muestra el valor de la celda con formato de porcentaje.
3. Estilo millares: muestra el valor de la celda con separador de miles, sin el símbolo de la moneda.
Otros formatos numéricos: Accediendo al cuadro de diálogo del grupo número (”Formato de celdas”) obtenemos otros formatos: Número (Se utiliza para la presentación de números en general, dónde podemos elegir sus decimales, el separador de miles y el modo en mostrar los números negativos), Moneda (Se utiliza con los valores monetarios y también podemos elegir lo mencionado anteriormente), Contabilidad (Formato que permite expresar en la moneda y decimales correspondientes), Fecha (Muestra los números de fecha y hora como valores de fecha respecto a la configuración regional especificada. Aquellos que se encuentren con un * necesitarán ser configurados regionalmente), Hora (Similar al anterior pero los representa como valores de hora), Fracción (Muestra un número como fracción), Científico (Muestra un número en notación exponencial), Texto (Se toma el contenido de la celda como texto, incluso los números tal como los escribimos), Especial (para mostrar números como código postal o de teléfono) y Personalizada (Podemos crear un nuevo código de formato para visualizar números o textos).
Ejemplo para crear un formato personalizado:
En una columna con título Fecha agregamos una fecha y luego vamos arrastrando con el mouse toda esa columna para generar la serie. Luego en la columna de al lado con título Día, introducimos en la primera celda “+ y la celda de la fecha correspondiente que teníamos al lado”. Luego arrastramos toda esa columna y completamos la serie de la columna Día.
Luego vamos a la ventana “Formato de celdas” y seleccionamos la categoría “Personalizada”. En el campo denominado Tipo, introducimos dddd, de este modo se visualizará el nombre del día en cuestión.
Lo mismo podemos realizarlo para Mes y Año. En el caso del Mes, introducimos mmmm, y para Año yyy.
En el caso de los días y los meses, al introducir un formato personalizado con cuatro letras (dddd o mmmm) visualizaremos el nombre completo. De lo contario, si usamos sólo tres dígitos, veremos entonces el nombre en forma resumida como por ejemplo “Sep.” En lugar de Septiembre.
Un formato con condiciones
Existen otros formatos que se activan de acuerdo con el valor contenido en una celda. Por ejemplo asignar un formato para aquellos valores que superen una determinada suma. Para ello, recurrimos a la herramienta de “Formato condicional” en el grupo Estilo de la ficha “Inicio”.
La primera opción que encontramos es “Resaltar reglas de celdas”. Ejemplo: Debemos resaltar aquellos ingresos de artículos de librería que superen el ingreso de 50 unidades. Primero, seleccionamos los registros de unidades de varios meses que tenemos detallados en una tabla. Luego de seleccionar los datos, entramos a “Resaltar reglas de celdas” y luego a la opción “Es mayor que…” Introducimos el valor de condición. Para este caso 50, para mostrar todas las unidades que superen esa cantidad. Además seleccionamos con qué color queremos diferenciar el resultado. Por último, al aceptar la condición, podremos visualizar los resultados en la planilla de cálculo. También podemos trabajar con otros condicionantes, tales como Es menor que, Paso a paso (resaltamos las celdas que contengan un valor menor al ingresado para la condición), Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha y duplicar valores.
Barras de datos:
Nos permite ver barras de amplitud de acuerdo a la aplicación que condicione el valor que contenga cada celda. Esta opción la encontramos también dentro de la ventana “Formato condicional”.
Las escalas de color:
También de igual forma podemos aplicar “Escalas de color” según los valores incluidos en las celdas evaluadas. En todos los casos se tomará como referencia un color para el valor más alto y otro para el menor de todos, armándose la escala de colores.
Conjunto de íconos:
También podemos agregarle a los valores que estén incluidos en nuestro conjunto de datos una variada cantidad de iconos que representen el valor dentro del grupo.
El conjunto que esté dividido por tres iconos dividirá el 100% de los datos sobre los cuales se aplica dicho formato en tres partes según los valores que posean, y asignará cada uno de los iconos de esta manera. En cambio cuando los iconos estén compuestos por cuatro o cinco iconos, el total de los datos se dividirá en esa misma cantidad de datos para así armar los grupos a los que se les asignará un determinado dibujo.
Ordenar los datos
Nos permite ordenar los datos en base a múltiples criterios. En la ficha “Datos” en el grupo Ordenar y Filtrar, allí hallaremos todas las opciones para trabajar con estas herramientas.
Dentro del grupo hay dos herramientas de ordenamiento rápido: Ordenar de A a Z o viceversa. (A a Z, los valores más bajos se situarán en la parte superior de la columna). El ordenamiento se producirá de la celda seleccionada hacia abajo. Sí nos encontramos con una celda vacía, el recuento será hasta allí.
Ahora, si abrimos el cuadro de diálogo del grupo Ordenar, tendremos más opciones de ordenamiento:
Ordenar por filas: Dentro del botón “Opciones” del grupo Ordenar, podemos seleccionar un ordenamiento de filas o columnas (O sea, de arriba hacia abajo o de Izquierda a derecha). También podemos distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
Por último, también podemos ordenar según los criterios de formatos de celdas. Los criterios pueden ser: Color de celda, Color de fuente e Icono de celda.
La cantidad máxima de niveles de ordenamiento es de 64.
Aplicar filtros
También podemos encontrar esta opción en “Datos” del grupo Ordenar y Filtrar. Para activar esta función puede ser apretando el botón Filtrar o por medio del teclado CTRL+MAYÚS+L. Si accionamos nuevamente cualquiera de los dos tipos de accesos, vuelve a su situación inicial. Una vez que seleccionamos Filtrar, aparecerán unas pequeñas flechas desde donde podemos realizar las selecciones. Allí también podremos acceder a las opciones de ordenamiento. Pero filtrar consiste en seleccionar o deseleccionar los elementos incluidos en la columna que deseamos visualizar u ocultar. Esta función nos da también la posibilidad de combinar filtros (Por ejemplo resaltar el número de las filas que se visualizan de un color después de aplicarle un filtro, y su número de fila sea de color azul.
Podemos luego borrar algún filtro determinado, para ello presionamos la opción “Borrar filtro de …” Si queremos borrar todos los filtros, volvemos a presionar nuevamente la opción de Filtro. Si apretamos el botón borrar, se borrará también su ordenamiento aplicado para esa columna.
También podemos realizar filtros con colores, cuando trabajemos con alguna base de datos que contenga selecciones por colores. De esta manera, se habilitará esta opción, permitiendo usar como criterio el color de relleno de las celdas.
La biblioteca de funciones
Dentro de la ficha “Fórmulas” encontramos distintos grupos de fórmulas que podemos aplicar.
• Autosuma
Encontramos las funciones de suma, promedio, valores mínimos y máximos, y realizar conteos.
• Financieras
Aquí hallaremos las funciones relacionadas con los cálculos financieros (La aplicación de intereses, tasas, el cálculo de pagos y la amortización de créditos, entre otros).
• Lógicas
Hay varias funciones condicionantes como SI, Verdadero, Falso, etc.
- Texto:
Nos permite realizar cálculos con mayor facilidad en datos no numéricos.
Ejemplo: =EXTRAE (Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto especificando desde y hasta qué carácter deseamos extraer), =IZQUIERDA (Nos devuelve la parte inicial de una cadena de texto donde debemos especificar la cantidad de caracteres que necesitamos) y =DERECHA (Muestra una porción desde la derecha, y otra desde los caracteres que indiquemos de un segundo argumento).
Utilizando estas funciones podríamos por ejemplo extraer de una lista de nombres y apellidos separados por comas, cada uno de los datos en diferentes columnas. También podremos transformar valores en numéricos y viceversa.
- Fecha y Hora:
Un grupo que incluye las funciones referidas al manejo de fechas y su composición. Podremos determinar días, meses, años, horas, minutos y segundos.
Función SUMAR.SI (=SMAR.SI):
Función que nos permite hacer sumatorias mediante una condición. Posee tres argumentos: Rango (Será el grupo de celdas donde se encuentre la condición que deseamos evaluar para realizar la suma), Criterio (Valor o criterio que determina qué celdas deben sumarse. Puede estar en forma de número, texto, expresión o estar referenciado a una celda) y Rango_suma (Es el rango de celdas donde se encuentran los valores que deseamos sumar si cumplen con el criterio establecido. Si lo omitimos, se utilizarán las celdas del primer argumento).
Función PROMEDIO.SI (=PROMEDIO.SI):
Igual a la anterior en su procedimiento. Nos permite realizar la media aritmética de un determinado rango de datos cuando cumplan con la condición establecida.
=SUMAR.SI.CONJUNTO y =PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Se utilizan estas funciones cuando necesitamos más de una condición. Estas funciones permiten incluir hasta 127 condiciones diferentes. Cada celda será sumada o promediada si cumple con todos los criterios incluidos. Se ejecuta de la misma manera que =SUMAR.SI y =PROMEDIO.SI. En cuanto a los valores, expresiones o referencias a celdas podemos tener los siguientes como ejemplos:
164: tomará en cuenta el valor 164.
“164”: asume el mismo criterio que el anterior.
“A” : los caracteres no numéricos deben estar entre comillas expresados.
“>10”: Debemos también expresarlo entre comillas. En este caso se sumarán o promediarán aquellos valores mayores a 10.
=CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO
Igual que las anteriores funciones. En este caso podemos realizar un conteo de datos. En el primer caso, sólo acepta una sola condición. Y el segundo para más de una condición.
Funciones de redondeo:
=REDONDEAR función que nos permite redondear los decimales de ciertos valores para realizar cálculos con una cantidad redondeada.
Posee dos argumentos sencillos, el primero es el valor que deseamos redondear y el segundo, la cantidad de decimales que veremos.
Otras funciones para aplicar son =REDONDEAR.MAS o .MENOS (O sea, para redondear hacia el valor inmediato superior o inferior respectivamente).
Otras aplicaciones son =REDONDEAR.PAR o .IMPAR (O sea, redondea hacia el próximo valor par o impar respectivamente).
Todas estas funciones se encuentran en “Insertar función” en “Fórmulas”, o también las podemos encontrar en el grupo de funciones “Matemáticas Trigonométricas”.
Las condiciones
Cuando generamos plantillas complejas, muchas veces necesitamos evaluar celdas para luego realizar una tarea u otra operación diferente. Las encontramos dentro del grupo de funciones lógicas que nos serán de gran utilidad.
Función condicional SI (=SI): Esta función comprueba si se cumple una condición, devuelve entonces un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si es evaluado como FALSO.
Esta función cuenta con tres argumentos: Prueba_lógica (Indica la condición que evaluaremos), Valor_si_verdadero (El valor que devuelve si la prueba lógica es verdadera) y Valor_si_falso (El valor que devuelve si la prueba es falsa).
También tenemos otros complementos condicionales: =Y, que comprueba si todos los argumentos que posee, hasta un máximo de 255, son verdaderos. Y otro complemento condicional =O, que devolverá un valor verdadero cuando alguno de los valores evaluados cumpla con la condición establecida. Esta función también nos ofrece evaluar hasta 255 argumentos.
Funciones de búsqueda de datos
Estas funciones nos permiten traer datos que contenemos en una base de datos distinta o en otra hoja, o simplemente buscar algún dato dentro de una matriz que posee muchos registros. Estas funciones las encontramos dentro del grupo Búsqueda y referencia dentro de la ficha “Funciones”.
Dentro de este grupo tenemos las funciones más importantes: =BUSCARV y =BUSCARH.
BUSCARV:
Básicamente, nos permite buscar un valor dentro de la primera columna de una matriz y devuelve aquel valor que se encuentre en la misma posición dentro de una columna que indicaremos en el último argumento. Utilizamos esta función cuando nuestros datos se encuentran expresados en columnas, de allí refiere la “V” de vertical.
Los argumentos de esta función son cuatro:
Valor_buscado: Valor que se va a buscar dentro de la primera columna de la matriz. Si ese valor no es encontrado, arrojará un error.
Matriz_buscar_en: Rango de datos (Textos, números o valores lógicos) donde la primera columna será lo que contenga el valor buscado y por lo tanto la conexión entre los datos. No se distinguen mayúsculas y minúsculas.
Indicador_columnas: Es el número de la columna donde se encuentra el dato que deseamos que la formula devuelva. Comienza con el 1 para la primera columna donde se encuentra el valor buscado.
Ordenado: Valor lógico que le indica si la función devolverá un valor exacto o aproximado. Puede tomar dos valores: Si se omite o es verdadero, se devolverá la coincidencia más aproximada asumiendo que los valores de la matriz se encuentran ordenados. Si no lo localiza devolverá el valor inmediato inferior al buscado. En cambio, si es falso, sólo buscará la coincidencia exacta. En el caso de no encontrar el valor, arrojará un error.
BUSCARH:
Su utilización es similar a la otra función, pero con la diferencia reside en buscar datos en forma horizontal. Su llave será la primera fila de una matriz. Teniendo como tercer argumento un indicador de la fila en lugar de columna.
Validar datos
Cuando estamos construyendo una planilla para la carga de datos, es posible que algunos de ellos posean restricciones. Por ejemplo que hayas fechas que no sea posible cargar o que algún dato se deba seleccionar de una lista predeterminada. Para realizar estas tareas, podremos incluir validaciones en nuestras celdas. Es posible incorporar errores en el ingreso de información en una base. Y estos errores generarán inconvenientes al realizar búsquedas, aplicar filtros, utilizar funciones condicionales, etc.
Por eso podremos minimizar la posibilidad del error incluyendo validaciones de diferente forma. Presionamos el botón de “Validación de datos” que encontramos en la ficha de Datos.
El criterio de validación se aplicará sobre las celdas seleccionadas antes de accionar la herramienta. Existen varias formas de generar estas restricciones, desde permitir que sólo se ingrese un número entero hasta seleccionar desde una hoja de nuestro archivo una lista de los valores posibles. También se puede trabajar con límites de Fecha y Hora y la longitud del texto para ingresar y generar una opción personalizada. También podremos definir un mensaje que visualizaremos al posicionarnos sobre la celda con validación. Esto lo hacemos en la opción de la ventana Mensaje de error.
Insertar gráficos
Los comandos para construir gráficos, los encontramos dentro de la ficha “Insertar” en el grupo Gráficos. Cuando nos posicionamos sobre un gráfico, aparecerán nuevas fichas de opciones específicas para esta herramienta desde donde podremos modificar muchísimos parámetros.
Los siete grupos principales son: Columna (Se pueden mostrar en 2D y 3D. Sus variantes son los gráficos cilíndricos, cónicos y en forma de pirámide. Son muy utilizados para representar evoluciones de datos o realizar histogramas entre otras aplicaciones), Línea (Representan la información en líneas. También en 2D y 3D. Estos gráficos nos sirven para mostrar evoluciones de valores a través del tiempo), Circular (Llamados gráficos de torta. Muestran en un círculo el 100% de la información. Son muy útiles para indicar porcentajes de participación. También en 2D y 3D), Barra (Son similares a los gráficos de columnas pero en forma horizontal), Área (Se muestran como gráficos de líneas rellenos. Estos gráficos enfatizan las diferencias entre distintos conjuntos de datos en un período de tiempo), Dispersión (Son útiles para representar gran cantidad de datos y mostrar la dispersión de los valores. Muestran la relación entre varias serie de datos o trazan dos grupos en coordenadas XY. Se utilizan para indicar valores numéricos como datos científicos, estadísticos y de ingeniería) y Otros gráficos (Hallaremos aquí varias opciones extrañas de gráficos. Tipo burbuja o anillo, radial y superficie).
Luego de construir un gráfico, tenemos varias opciones de diseño, presentación y formato.
Diseño (Grupos predefinidos, tipo de gráfico y su ubicación), Presentación (Introducir rótulos y encabezados, trabajar con los ejes y el fondo) y Formato (Tamaño del gráfico y el estilo de su forma modificando su marco y efectos de texto Wordart).
Imprimir la planilla
Accedemos a la ficha “Diseño de página” hallaremos básicamente las herramientas relacionadas con las impresiones.
En el grupo Configurar página encontramos todos los comandos que nos permiten configurar la impresión de nuestra planilla. Podemos modificar Los márgenes y personalizar los márgenes. Establecer área de impresión, a través de la selección del rango que deseamos imprimir. Saltos de página, nos permiten establecer qué partes de nuestras planillas serán impresas en cada hoja. Fondo, podemos establecer cualquier imagen como fondo de nuestra planilla. Imprimir títulos, para seleccionar qué filas y columnas se repetirán en cada página. Esto es muy útil cuando queremos imprimir largas listas de datos que ocupan más de una página.
Ventana de configuración:
Si presionamos la esquina inferior derecha se abre un cuadro de diálogo para configurar la página. En la sección Página (Seleccionamos la orientación), El tamaño del papel y la calidad de impresión (Este parámetro dependerá de la impresora instalada), El botón Vista preliminar (Nos muestra cómo quedará la hoja impresa), y en Opciones (Permite modificar parámetros específicos de la impresora instalada). En Encabezado y pié de página (Las opciones que nos permitirá modificar estos elementos. Podemos acceder a los textos predefinidos como también generar personalizaciones específicas de acuerdo a nuestras necesidades). Hoja (Decidimos si deseamos imprimir las líneas de división de la plantilla o si queremos que nuestra impresión salga en blanco y negro).
